Externalizar la atención telefónica se ha convertido en una opción habitual para pymes y empresas en crecimiento en España. El objetivo no es solo reducir costes, sino mejorar la disponibilidad, evitar pérdidas de llamadas y reducir interrupciones en el trabajo del equipo interno. Antes de contratar este tipo de servicio, una de las preguntas clave es cuánto cuesta realmente externalizar la atención telefónica.

El precio depende del modelo de servicio, el volumen de llamadas, el horario, los idiomas disponibles y el nivel de especialización requerido. Aunque cada proveedor aplica su propia política de precios, existen rangos de referencia útiles para estimar el impacto en una pyme.

Modelos de precios más habituales

Los proveedores suelen trabajar con tres estructuras principales.

Modelo por llamada o interacción gestionada
Se paga únicamente por cada llamada atendida o mensaje registrado. Es útil cuando el volumen es variable o imprevisible. El coste por llamada suele ser mayor, pero se evita pagar horas fijas.

Modelo por paquete de horas mensuales
Se contratan bloques de disponibilidad (por ejemplo, 20, 40 o 80 horas al mes). Es adecuado cuando existe un flujo estable de llamadas y se busca control presupuestario.

Modelo por agente dedicado
El proveedor asigna una persona o equipo exclusivo a la empresa. Tiene mayor coste, pero permite procesos más complejos, mayor personalización y coordinación operativa.

En pymes y startups en fases iniciales, los modelos por uso o por paquete de horas suelen ser los más habituales porque permiten ajustar el gasto al volumen real.

Rangos de coste orientativos en España

En el mercado español, los precios más comunes para servicios de recepción de llamadas y atención básica son:

Recepción de llamadas y toma de mensajes
entre 1,50 € y 3,50 € por llamada atendida en modelos por uso

Paquetes de disponibilidad telefónica
entre 120 € y 400 € al mes en servicios de bajo volumen

Agente parcial o media jornada
entre 15 € y 20 € por hora según complejidad y franja horaria

Agente dedicado a tiempo completo
entre 25 € y 30 € por hora en servicios especializados

Los precios tienden a aumentar cuando el servicio incluye idiomas adicionales, cobertura nocturna, fines de semana o tareas operativas más avanzadas.

Factores que influyen en el precio final

El coste no depende solo del tiempo de atención. Las variables más determinantes suelen ser:

Volumen real de llamadas y estacionalidad
Horario de cobertura (horario laboral, ampliado o 24/7)
Idiomas disponibles en el servicio
Duración media y complejidad de las llamadas
Tipo de proceso (recepción básica vs soporte operativo)
Integraciones con CRM, agendas o herramientas internas

En muchas pymes, el factor decisivo no es el precio por llamada, sino el coste de oportunidad de perderla.

Cuándo externalizar resulta más eficiente para una pyme

Externalizar la recepción telefónica suele ser especialmente útil cuando:

las llamadas interrumpen tareas clave del equipo
se pierden oportunidades comerciales por no atender a tiempo
el volumen no justifica contratar personal interno
se necesita ampliar horario sin aumentar estructura
se busca convertir costes fijos en variables

En numerosos casos, el coste mensual del servicio es inferior al de un puesto administrativo dedicado parcialmente al teléfono.

Cómo estimar el presupuesto adecuado

Para dimensionar correctamente el servicio, conviene responder a tres preguntas:

¿Cuántas llamadas reales se reciben cada mes?
¿Qué porcentaje corresponde a oportunidades o casos urgentes?
¿Cuál es el impacto de perder una llamada o atenderla tarde?

Con estos datos, la decisión deja de basarse solo en la tarifa y se orienta al retorno operativo: continuidad del servicio, calidad percibida y reducción de interrupciones internas.

Ejemplo de proveedor en el mercado español

En España existen proveedores especializados en servicios de recepción telefónica para pequeñas y medianas empresas. Uno de ellos es Minute Call, que ofrece atención telefónica con agentes humanos orientada a pymes que necesitan garantizar disponibilidad en sus llamadas sin asumir el coste de un equipo interno permanente.