Cuánto cuesta externalizar la atención telefónica de una PYME en España

Externalizar la atención telefónica de una pyme en España cuesta entre 80 € y 600 €/mes, dependiendo del volumen de llamadas, el tipo de agente (humano, IA o híbrido) y el horario de cobertura. Los rangos del mercado español en 2026 son: secretaría virtual con agentes compartidos 80-400 €/mes, recepcionista con IA desde 49 €/mes, modelo híbrido 150-600 €/mes. Como referencia, un agente dedicado de BPO en España cuesta 25-30 €/hora (4.000-5.000 €/mes a jornada completa), y contratar una recepcionista interna supone 1.800-2.400 €/mes en salario bruto más Seguridad Social.

externalizar vs contratar. El precio depende del modelo de servicio, el volumen de llamadas, el horario, los idiomas disponibles y el nivel de especialización requerido.

Un servicio de secretaría virtual básico para una pyme pequeña: ahorro con IA explica esto en detalle.

Coste: 250-400 euros mensuales Incluye: atención en horario comercial, agentes humanos, registro de llamadas Ministerio: 10-20 llamadas diarias Véase también externalización para veterinarias.

Para una pyme mediana con mayor volumen:

Coste: 400-700 euros mensuales Incluye: horario ampliado, más agentes disponibles, mejor integración Volumen: 20-50 llamadas diarias

Para una pyme o empresa mediana con requisitos complejos:

Coste: 700-1.200 euros mensuales Incluye: horario extendido, especialización por sector, integración CRM, reportes avanzados Volumen: 50+ llamadas diarias

Servicios adicionales que aumentan coste:

Horario 24/7: +100-300 euros mensuales Atención multilingüe: +100-200 euros por idioma adicional Integración CRM: incluido o +50-100 euros Especialización sector (legal, salud, inmobiliaria): puede aumentar 20-30% Reportes avanzados o análisis: +50-100 euros

Comparación con alternativas:

Empleado a tiempo completo: 1.500-2.200 euros (+ beneficios) Empleado a tiempo parcial: 600-900 euros (+ beneficios) Servicio de secretaría virtual: 250-700 euros (sin costos adicionales)

Un análisis de ROI típico para una pyme:

Si empleas a alguien: 1.600 euros Si externalizas: 400 euros Ahorro mensual: 1.200 euros Ahorro anual: 14.400 euros

Además:

No pagas vacaciones, bajas ni beneficios No hay costes de formación No hay costes de espacio/equipamiento Puedes escalar sin aumentar costes proporcionalmente

En muchos casos, externalizar cuesta 1/4 del precio de tener personal interno.

Una inversión inteligente para casi cualquier pyme donde:

Las llamadas son mayoritariamente estándar Existe riesgo de perder oportunidades por saturación El equipo es pequeño y está muy ocupado No se puede permitir personal administrativo dedicado

La pregunta no debería ser "¿puedo permitirme externalizar?", sino "¿puedo permitirme NO hacerlo?" considerando el valor de las oportunidades perdidas y el tiempo que el equipo pierde interrumpido por el teléfono.

Según la Cámara de Comercio de España, la externalización de servicios no esenciales es una estrategia cada vez más habitual entre pymes que buscan optimizar costes.