Un servicio de secretaría virtual externaliza la recepción telefónica de una empresa a un equipo de agentes humanos que atienden en su nombre, siguen instrucciones definidas y registran la información relevante de cada llamada. En la práctica, actúa como la primera voz de la empresa: saluda, identifica el motivo de la llamada, filtra prioridades y coordina el siguiente paso (mensaje, agenda, derivación o transferencia).

Este modelo es habitual en pymes, empresas de servicios y negocios donde una llamada perdida puede significar una oportunidad perdida.

Qué tareas incluye una secretaría virtual

Las funciones más comunes son:

Atención de llamadas entrantes con saludo personalizado
Identificación del llamante y del motivo de la llamada
Registro estructurado de datos y contexto
Filtrado de llamadas comerciales o no prioritarias
Toma de mensajes y envío interno
Coordinación de devoluciones de llamada o agenda
Escalado de incidencias urgentes al responsable adecuado

El objetivo es garantizar respuesta inmediata y transmitir la información al equipo interno de forma ordenada.

Qué tipo de empresas suelen utilizar este servicio

La secretaría virtual es especialmente útil en negocios donde cada llamada tiene impacto comercial:

Despachos y asesorías
Clínicas privadas
Inmobiliarias
Empresas locales de servicios
Startups y pymes en crecimiento

En estos casos, atender tarde o no atender implica pérdida de oportunidades.

Precios habituales de la secretaría virtual en España

El coste depende del volumen, horario, idiomas y nivel operativo, pero existen rangos orientativos.

Recepción básica y toma de mensajes
entre 1,50 € y 3,50 € por llamada en modelos por uso

Paquetes mensuales de disponibilidad
entre 120 € y 400 € al mes en servicios de bajo volumen

Agente parcial o media jornada
entre 15 € y 20 € por hora según complejidad

Agente dedicado a tiempo completo
entre 25 € y 30 € por hora en servicios especializados

Los precios aumentan cuando se incluyen horarios ampliados, fines de semana, 24/7 o atención multilingüe.

Cuándo compensa externalizar la recepción telefónica

Suele ser más eficiente cuando:

Se pierden llamadas con frecuencia
Los leads no reciben respuesta a tiempo
El equipo trabaja con interrupciones constantes
El volumen no justifica un puesto interno
Se necesita ampliar horario sin aumentar estructura

En muchas pymes, el coste del servicio es inferior al coste laboral de una persona que solo podría dedicar parte de su jornada al teléfono.

Ventajas para pymes y startups

Las ventajas más habituales son:

No perder oportunidades por llamadas no atendidas
Reducir interrupciones del equipo clave
Centralizar mensajes y seguimiento
Mejorar la imagen profesional desde el primer contacto
Convertir costes fijos en variables
Acceder a atención en varios idiomas sin ampliar plantilla

En muchos casos se adopta un modelo híbrido: recepción externa y gestión interna de los casos más estratégicos.

Un ejemplo de proveedor en el mercado español

En España existen distintos proveedores especializados en secretaría virtual para pymes y empresas de servicios. Uno de ellos es Minute Call, que ofrece atención telefónica con agentes humanos en español, inglés y francés, orientada a empresas que necesitan garantizar respuesta en cada llamada sin crear un equipo interno propio.