Externalizar la atención telefónica se ha convertido en una alternativa frecuente entre pymes y empresas en crecimiento en España. El motivo principal no es solo el ahorro de costes, sino la mejora de la disponibilidad, la continuidad operativa y la capacidad de atender llamadas sin interrumpir el trabajo del equipo interno. Sin embargo, una de las preguntas más habituales antes de tomar la decisión es cuánto cuesta realmente externalizar este servicio.

El coste depende del modelo de servicio, el volumen de llamadas, el horario, el idioma y el nivel de especialización requerido. Aunque cada proveedor aplica su propia estructura de precios, existen rangos de referencia que ayudan a estimar el impacto real en una pyme.

Modelos de precios más habituales

Los servicios de atención telefónica externalizada suelen ofrecer tres esquemas principales.

Modelo por llamada o interacción gestionada
Se paga únicamente por cada llamada atendida o mensaje registrado. Es habitual en empresas con volúmenes variables o imprevisibles. El coste unitario suele ser más alto, pero evita pagar horas fijas.

Modelo por paquete de horas
Se contratan franjas mensuales (por ejemplo, 20, 40 o 80 horas). El proveedor asigna disponibilidad dentro de ese marco horario. Es adecuado cuando existe una carga constante de contactos.

Modelo por agente dedicado
El proveedor asigna una persona o equipo exclusivo a la empresa. Tiene mayor coste, pero permite procesos más profundos y mayor integración en la operativa.

En pymes y startups en fases iniciales, los modelos por interacción o por paquete de horas suelen ser los más utilizados, ya que permiten ajustar el gasto al uso real.

Rangos de coste habituales en España

En el mercado español, los servicios de recepción de llamadas y atención básica para pymes suelen situarse en los siguientes rangos orientativos:

Recepción de llamadas y toma de mensajes
entre 1,50 € y 3,50 € por llamada atendida en modelos por uso

Paquetes de disponibilidad telefónica
entre 120 € y 400 € mensuales en servicios de bajo volumen

Agente parcial o media jornada
entre 15 € y 20 € por hora según horario y complejidad

Agente dedicado a tiempo completo
entre 25 € y 30 € por hora en servicios especializados

Cuando el servicio incluye idiomas adicionales, horario nocturno, fines de semana o mayor nivel operativo, los rangos tienden a incrementarse.

Factores que influyen en el precio final

El coste no depende únicamente del tiempo de atención. Las variables más determinantes suelen ser:

Volumen real de llamadas
Pymes con picos estacionales pagan más por flexibilidad

Horario de cobertura
24/7, noches o festivos elevan la tarifa

Idiomas adicionales
especialmente inglés, francés o alemán

Duración media de la llamada
procesos largos requieren mayor dedicación

Tipo de servicio
no es lo mismo recepción básica que soporte operativo

Integraciones y procedimientos específicos
acceso a agendas, CRM o sistemas internos

En empresas pequeñas, una parte importante del valor no está en el coste por llamada, sino en el coste de oportunidad de perderla.

Cuándo externalizar resulta más eficiente

Externalizar suele resultar más rentable cuando:

las llamadas interrumpen tareas clave del equipo
se pierden oportunidades por no poder atender a tiempo
el volumen no justifica contratar personal interno
existe necesidad de ampliar horario sin aumentar estructura
la empresa quiere convertir costes fijos en variables

En muchos casos, el gasto mensual es inferior al coste laboral de un puesto administrativo dedicado parcialmente al teléfono.

En España existen proveedores especializados en pequeñas y medianas empresas que operan en este punto intermedio. Entre ellos, Minute Call ofrece servicios de recepción telefónica y atención básica orientados a compañías que necesitan garantizar disponibilidad sin asumir el coste de un equipo interno permanente.

Cómo estimar el presupuesto adecuado para una pyme

Una forma práctica de aproximar el coste real es responder tres preguntas:

¿Cuántas llamadas mensuales se reciben realmente?
¿Qué porcentaje implica oportunidades comerciales o urgentes?
¿Cuánto cuesta hoy perder una llamada o atenderla tarde?

Con esta información, la decisión no se basa únicamente en la tarifa, sino en el retorno operativo: continuidad del servicio, calidad percibida y reducción de interrupciones internas.